A magyarországi levéltárak számára hatalmas kihívást jelent az elektronikus iratok tartós megőrzése; az ezt célzó projekt eddigi eredményeiről és kiterjesztéséről rendeznek workshopot szerdán a Magyar Országos Levéltárban.
"Eredetileg levéltáros szakmai napot szerettünk volna szervezni, de mivel a fennálló problémák szinte minden közokiratképző intézményt érintenek, nagyon sok helyről jelezték a részvételüket, a tűzoltóságtól, bíróságoktól vagy akár a kárpótlási iratokat őrző Igazságügyi Hivataltól" – mondta Szatucsek Zoltán, a Magyar Országos Levéltár (MOL) Elektronikus Iratok Főosztálya vezetője az MTI-nek.
Mint felidézte, a közigazgatási szerveknél a papíralapú dokumentumokat a kilencvenes évektől szinte mindenütt felváltották az elektronikus iratok. "A levéltárak hagyományos kapcsolatai, amelyek biztosították, hogy hogyan kerül egy dokumentum a levéltárba, a 90-es évek közepére felbomlottak. Az elektronikus kor beköszöntével ugyanis az irattárosok helyett sokkal inkább az informatikusok váltak a terület kulcsszereplőivé. Itt azonban hiányoznak a hagyományos kapcsolatok a levéltárral, a rendszer dezorganizálódott, a kontroll fellazult" – ismertette az egyik legnagyobb kihívást a főosztályvezető, aki szerint a workshop aktualitását jelzi, hogy a levéltári szakma "tabuit" kell megdönteni ahhoz, hogy új, működő rendszert alakíthassanak ki.
Szatucsek Zoltán ugyanakkor kiemelte: az elmúlt időszakban főként a gyorsan változó formátumok jelentették a kihívást, hiszen némely ritkán használt dokumentum kezelhetetlenné vált a technikai fejlődés következtében. "Tíz év alatt annyit változik a technika, hogy egyes iratokat már nem tudunk megnézni" – magyarázta a vezető, aki szerint az adatbázisok hosszú távú tárolására alkalmas formátumra már létezik nemzetközi szabvány, ezt alkalmazzák Magyarországon is.
"A mi egyik legfontosabb feladatunk most az, hogy kidolgozzuk a közokiratképző intézményeknek az előíró szabványokat, hogy azok iratkezelő rendszereiből olyan dokumentumok érkezzenek, amelyeket el tudunk rakni akár száz évre is" – mutatott rá Szatucsek Zoltán.
A workshop szakmai apropója – ezzel foglalkoznak a rendezvény első részében –, hogy a Magyar Országos Levéltár néhány hónapja Budapest Főváros Levéltárával közösen átvette a Legfőbb Ügyészség Büntető Ügyviteli Rendszerének 17 évvel ezelőtt keletkezett állományait.
"A Legfőbb Ügyészség rendszere 176 ügyészi szerv nyilvántartását kezeli egységes rendszerben, így amit most átvettünk az tulajdonképpen egy iktatóprogram. Bár a laikusoknak nem tűnik érdekesnek, nagyon izgalmas feladat volt, amelyet leginkább a leletmentéshez hasonlítanék" – vélekedett a főosztályvezető, aki szerint jól jelzi a folyamatok bonyolultságát, hogy bár a levéltárban ezeréves dokumentumokat is őriznek, egy 15 évvel ezelőtti adatbázis könnyen értelmezhetetlenné válhat. "Az egyik adatsorban például egy 43-as szám szerepelt. Kiderült, az adat az 1993-as évre vonatkozik, de akkoriban kivontak inkább 1950-et, annyira kevés tárhelyük volt" – hozott példát Szatucsek Zoltán.
Szerinte részben ezért kell a levéltáros tabukat megdönteni. "A levéltár hagyományosan csak az eredeti dokumentumokat veszi át. De ez esetben vajon jól járunk vele? És vajon van jogunk beavatkozni, átalakítani a dokumentumot az értelmezhetőség kedvéért?" – emelt ki néhány égető kérdést a sokból a főosztályvezető, aki szerint a törvényi szabályozást is újra kellene gondolni, hiszen a törvény betűje szerint például a Legfőbb Ügyészség Büntető Ügyviteli Rendszere hiába egységes, a 176 területileg illetékes szerv iratait a megyei levéltáraknak kellene adni. "Szedjük szét? Annak nem sok értelme lenne, hiszen a cél a kutathatóság, hogy az állampolgárok gyorsan, utazás nélkül is hozzáférjenek a dokumentumokhoz" – magyarázta.
A levéltáros szakember hosszú távú célként a központosítást jelölte meg. "A kormányzat központosító intézkedései a levéltárosi szakma szempontjából jók, hiszen a világon ott működik legjobban a levéltári rendszer, ahol központosított adatkezelés zajlik. Ez ugyanis sokkal hatékonyabb és olcsóbb is" – hangsúlyozta Szatucsek Zoltán, hozzátéve, hogy a központosítás semmit sem ér új szabályozás nélkül.
"A közokiratképző intézmények többségében együttműködőek, de ahhoz, hogy érdemi lépések következzenek, meg kell alkotni azt a szabályrendszert, amely az ő munkájukat is támogatja" – mondta a főosztályvezető, kiemelve, hogy az intézmények és a levéltárak sokkal nagyobb mértékben egymásra vannak utalva, mint eddig. (MTI)